Менеджмент

Вместо итогов 2013

  • 11.01.2014

Вот и остались позади все праздники и торжества, и я решился на свежий пост. За последнее время я прочитал очень много интересных статей на тему подведения итогов 2013 года и планирования целей и задач на год 2014-й, решил и я не отставать от жизни.

Как известно, большинство новых идей и целей хочется начать реализовывать именно с Нового года, вот и я, поддавшись общей тенденции решил в этом году реорганизовать ряд процессов, а именно наладить процедуру обработки электронных сообщений. Пусть это лишь малая часть на пути организации комфортного  рабочего места,  но считаю это, безусловно, важной составляющей.

Не могу с уверенностью сказать, как называется этот метод и где я о нем прочитал, но то, что это действительно помогает и это работает — могу сказать с уверенностью. Если кратко, то суть сводится к следующему — держать папку «Входящие» все время пустой! Да, это звучит просто, но до этого я не дооценивал такого простого совета. Архив моей почты за 2013 год насчитывает более 5 000 писем, и, согласитесь, в таком количестве — тяжело отыскать действительно важные письма.

Идеологию «пустой папки» я реализовал следующим образом — я создал 2 подпапки: «Требует ответа» и «Выполнено», таким образом, оставляя папку «Входящие» пустой все время. Все входящие письма, которые требуют ответа или действия, переносятся в папку «Требует ответа», информационные и уведомительные письма сразу отправляются в архив, а те, по которым предприняты необходимые действия — в папку «Выполнено».

Могу сказать, что я перестроил таким образом почту не только на рабте, но и личную почту, удалив тем самым большое количество ненужных ярлыков и очистив почтовый ящик.

Добавив к концепции «пустого ящика» совет из тайм-менеджмента о проверке почты 1-2 раза в день — я получил тем самым отличное  «to-do»-решение, которое экономит время и нервы. От себя добавлю, что наблюдать пустой почтовый ящик — просто приятно, так как не тяготит обилие записей!